Что такое штатное расписание и штатный коэффициент

Что такое штатное расписание и штатный коэффициент

Как вносятся изменения штатных единиц


Увеличение или уменьшение количества штатных единиц на предприятии должно сопровождаться соблюдением определенных процессуальных процедур. При этом данный процесс регламентируется в первую очередь локальными нормативными актами самой организации. В общих случаях, процесс изменения штатных единиц пошагово проводится следующим образом:

  • Работодателем издается приказ о внесении изменений в штатное расписание. Данный приказ, когда он затрагивает деятельность фактически работающих сотрудников, должен быть обязательно доведен до их сведения. Если же приказом создаются новые штатные единицы, и это никак не повлияет на работу других работников, уведомлять их об этом нет необходимости.
  • Работодатель оценивает штатное расписание и принимает решение о необходимости расширить его, сократить, или изменить иным образом. Например – одновременно упразднить одни штатные единицы и добавить другие, соответственным образом распределив сотрудников между ними.
  • На основании приказа, ответственный за ведение штатного расписания сотрудник кадрового отдела, иной специалист или сам работодатель вносят изменения в действующее штатное расписание.

Ккаждая штатная единица должна соответствовать определенному перечню иных дополнительных документов на предприятии. В частности, она должна иметь точно определенную трудовую функцию работника, его должностные обязанности и инструкции.

Вводная часть

Первым делом указывают название компании.

Оно должно соответствовать тому, которое вписано в свидетельство о регистрации.

Если «имя» содержит латинские буквы или слова, то такое и нужно указывать. Если в регистрационном документе присутствует краткое и полное название, то в ШР можно внести любое из них. Далее пишут , номер документа и дату его составления. Потом следует указать период функционирования. Обычно пишут только дату утверждения, потому что дата окончания бывает не всегда известна, поскольку расписание может подвергаться изменению путем создания нового документа в процессе работы компании.

Обычно пишут только дату утверждения, потому что дата окончания бывает не всегда известна, поскольку расписание может подвергаться изменению путем создания нового документа в процессе работы компании.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание, или «штатка», — необходимый нормативный документ, определяющий состав работников организации с указанием их должностей и окладов. Перед тем как его составлять, необходимо иметь четкое представление о последовательности производственных процессов и количестве подразделений организации.

Для этого предварительно разрабатывается структура организации, которая дает представление о составе и соотношении внутренних звеньев предприятия: цехов, участков, отделов, бюро, лабораторий и других подразделений, составляющих единый хозяйствующий объект.

В структуре количество штатных единиц и размер зарплаты не указываются, для этого существует «штатка».

По какой форме составлять штатное расписание

Штатное расписание — локальный нормативный акт, описывающий организационную структуру компании и и содержащий сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (Постановление № 1 Госкомстата РФ

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

от 05.01.2004), однако жестких ребований использовать именно ее нет — форма является рекомендательной.

Ее можно адаптировать под нужды компании. Однако, на наш взгляд, лучше использовать форму штатного расписания № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные.

Вот так выглядит пустой документ:

Штатное расписание: 5 типичных заблуждений

Форма штатного расписания № Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Организация вправе применять унифицированную форму либо разработать и утвердить собственную.

Несмотря на кажущуюся простоту заполнения данного документа, компании допускают ошибки, за которые их штрафуют. В статье расскажем о распространенных заблуждениях специалистов, оформляющих штатное расписание.

Заблуждение № 1. В штатном расписании не нужно указывать уральский коэффициент и прочие надбавки Зачастую помимо оклада работники организаций имеют право на получение разного ряда надбавок. Так, например, за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях работнику полагается начислять на оплату труда районный коэффициент (ст.

315 ТК РФ). Применение коэффициента — это обязанность работодателя.

Данные выплаты необходимо отражать как в штатном расписании организации, так и в трудовом договоре и приказе о приеме на работу.

Некоторые работодатели при составлении штатного расписания не берут во внимание северные надбавки и указывают чистый оклад.

Еще одной ошибкой является указание общей суммы оклада и положенного коэффициента в графе 5 формы Т-3. Чтобы заполнить штатное расписание правильно, необходимо отдельно указать сумму оклада и отдельно сумму (процент) надбавок. Оклад отражается в графе 5 формы Т-3, а различные надбавки (в том числе уральский коэффициент) — в графах 6– 8.

Если невозможно определить точную сумму в рублях, в указанных графах допустимо прописать процент или коэффициент (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Заблуждение № 2. Каждый год нужно утверждать новое штатное расписание Законодательство не обязывает работодателя обновлять штатное расписание ежегодно.

У этого документа в принципе нет срока действия и периодичности утверждения. Штатное расписание следует поменять, издав соответствующий приказ, если в компании произошли определенные изменения (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Утвердить новое штатное расписание (внести в него изменения) нужно, если:

  1. изменились оклады, тарифные ставки, надбавки и т. п.;
  2. изменилась организационная структура (появились или были ликвидированы отделы, подразделения и т. п.);
  3. изменилось количество штатных единиц (появились новые ставки или, наоборот, произошло сокращение штата);
  4. были переименованы должности.

С измененным штатным расписанием (с приказом) следует ознакомить работников, которых затронули изменения.

Заблуждение № 3. Все должности в штатном расписании должны соответствовать утвержденному классификатору профессий Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367. Если должности в штатном расписании не соответствуют должностям, приведенным в Классификаторе, в большинстве случаев это не является нарушением.
Если должности в штатном расписании не соответствуют должностям, приведенным в Классификаторе, в большинстве случаев это не является нарушением. Если по отдельно взятой должности законодательством предусмотрены компенсации, льготы или ограничения, наименование должности в штатном расписании и трудовом договоре должно соответствовать классификатору или профессиональному стандарту (ст.

57 ТК РФ). Если компенсации, льготы или ограничения законодательством не предусмотрены, наименование должности может определяться работодателем на свое усмотрение. Заблуждение № 4. В штатном расписании нужно указывать ФИО работников В штатном расписании не нужно указывать ФИО работников. Иначе при каждом увольнении придется менять документ.

Кроме того, в унифицированной форме штатного расписания нет граф для внесения персональных данных. Если в штатном расписании присутствуют фамилии работников, рекомендуется исключить эти данные.

Иначе при проверке инспекция по труду может оштрафовать организацию за неверно оформленное штатное расписание. Заблуждение № 5. В штатном расписании можно указывать «плавающие» оклады Иногда работодатель для равнозначных должностей устанавливает разные оклады или непосредственно в штатном расписании в графе 5 указывает так называемую «вилку» окладов (например, 20 000– 30 000 рублей).

Такой подход противоречит трудовому законодательству.

Запрещается любая дискриминация работников при установлении условий оплаты труда (ст. 132ТК РФ). Работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности ( ст. 22 ТК РФ, письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1). Таким образом, оклад должен быть фиксированным. При этом на руки работники, занимающие одинаковые должности, могут получать разные суммы.

При этом на руки работники, занимающие одинаковые должности, могут получать разные суммы.

Например, работодатель может установить различные надбавки (графы 6– 8 в форме Т-3). Кроме того, можно ввести разряды и категории в рамках одной должности (например, электромонтер первого разряда и т. п.). Хотите получать новые статьи на почту?Email*Подписаться Понравилась статья?

Поделиться с друзьями: Содержание статьи1 Когда и как оформлять и раздавать работникам расчетные листки1.1 В какой срок компании следует Содержание статьи1 Личные дела сотрудников1.1 Заведите отдельную папку на каждого сотрудника1.1.1 Дата документа1.1.2 Название документа1.1.3 Приказ о приеме на работу Перепроверьте три реквизита, когда составляете приказ о приеме на Содержание статьи1 Переход на электронные трудовые книжки и новая ежемесячная отчетность в ПФР по Содержание статьи1 Какой документ требовать от сотрудников2 Как проверить СНИЛС, который принес работник Какой документ Спецоценка условий труда с 2019 г. До 31 декабря 2019 года все организации и Поиск: Хотите получать новые статьи на почту?Email*Подписаться

  1. (4)
  2. (7)
  3. (2)
  4. (2)
  5. (2)
  6. (18)
  7. (4)
  8. (18)
  9. (12)
  10. (4)
  11. (1)
  12. (23)
  13. (6)
  14. (3)
  15. (11)
  16. (8)
  17. (3)
  18. (2)
  19. (1)

Напишите мне сообщение

Итоги

Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко.

При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика. О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье . Советуем прочитать Последнее с форума

Требования, предъявляемые к штатному расписанию

*Укорачивать штатное расписание нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно.

* Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца. * Каждая страница была пронумерована.* Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление.Штатное расписание не входит в перечень документов налогового учета, но юридические лица обязаны предоставлять их по запросу федеральных проверяющих организаций: налоговых служб, фонда соц.

страхования, органов пенсионного фонда, государственной трудовой инспекции.

Шаг 2. Указываем штатные единицы

Здесь вносятся все наименования профессий и должностей, которые есть в фирме.

Здесь они подлежат своеобразному учету и компоновке по подразделениям, если они, конечно, есть. Обратите внимание, что если по профессии подразумевается применение профессионального стандарта или должность указана в списке, который дает право на досрочное назначение пенсии, то в этом документе наименование должности или профессии должны быть строго идентичными профстандарту или списку.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Штатное расписание с внесенными в него изменениями послужит дополнительным доказательством в случае судебного спора с работником, уволенным по сокращению численности или штата.

И если у вас не будет изменений в штатном расписании на дату издания приказа об увольнении работника по сокращению, суд может восстановить его на работе и обязать вас оплатить ему дни вынужденного прогула. Так что решение — иметь или не иметь штатное расписание — действительно за вами. И наши дальнейшие рекомендации для тех, кто утвердительно ответил на этот вопрос.
И наши дальнейшие рекомендации для тех, кто утвердительно ответил на этот вопрос.

Форма штатного расписания

Часто предприятия пользуются формой № Т-3 для разработки собственного штатного расписания. Поскольку альбомы единых форм первичных учетных документов содержат рекомендуемые, а не обязательные формы бланков, они могут меняться.

В унифицированные формы (за исключением форм учета кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, компания может вносить дополнительные реквизиты, если потребуется. Что касается реквизитов унифицированных форм, они должны оставаться неизменными.

Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм запрещено. Штатное расписание организации установленной формы № Т-3 выглядит как таблица из 10 столбцов. Их список можно дополнять, если нужно.

Если необходимая информация для той или иной графы отсутствует, ячейку просто не заполняют. Штатное расписание на 2019 год, образец формы № Т-3 Вас также может заинтересовать:

Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки

Штатное расписание – это документ, фиксирующий структуру, должностной (профессиональный) состав и штатную численность организации.

Для него Госкомстатом РФ была разработана и утверждена унифицированная форма № Т-3, которая в настоящее время не является обязательной к применению: организации должны утвердить свои формы данного документа.

Как показала практика, форма № Т-3 является весьма удобной, и даже если какая-то организация утверждает свою форму, она очень похожа на унифицированную.Какие сведения включает в себя штатное расписание?· Наименование организации и документа;· номер документа, дату составления и период действия;· наименование и код структурного подразделения;· должность (специальность, профессия) с указанием разряда, класса, категории или квалификации в случае наличия;· количество штатных единиц по каждой должности (специальности, профессии);· тарифная ставка (оклад) по каждой должности (специальности, профессии);· надбавки, положенные по должности (специальности, профессии);· подписи должностных лиц.Таким образом, в штатном расписании мы можем увидеть, какие структурные подразделения существуют в данной организации, какие должности (профессии) и в каком количестве закреплены за каждым подразделением, кто кому подчиняется, так как перечень структурных подразделений и должностей выстраивается в иерархической последовательности.В нижней строке указываются итоговые суммы по оплате труда, но при желании вы можете добавить строки с промежуточными итогами под каждым структурным подразделением, чтобы увидеть фонд оплаты труда отдельно по каждому подразделению.Можно увидеть структуру фонда оплаты труда: окладную часть, сумму по каждой надбавке и итоговые суммы по каждой должности (профессии).То есть штатное расписание – это план.

Но, как мы знаем, к каждому плану в пару полагается факт � Планировать – это, конечно, хорошо, но жизнь вносит свои коррективы. Есть надбавки, которые устанавливаются не к должностям, а конкретному человеку, например, у рабочих может быть надбавка за работу с личным клеймом, у педагогов – за квалификационную категорию, за педагогический стаж и т.д. Как их учесть? Как определить, есть ли вакансии в организации и сколько их?

Какова в связи с этим экономия фонда оплаты труда?

На эти вопросы помогает ответить штатная расстановка – удобный инструмент, отражающий фактическое состояние штатного состава организации.В штатной расстановке к уже названным выше прибавляются сведения:· фамилия и инициалы работника, замещающего позицию в штатном расписании;· количество штатных единиц, замещаемых работником (например, по плану в штатном расписании утверждена 1 шт.ед. по должности «инспектор по кадрам», а по факту принят совместитель на 0,5 шт.ед.);· надбавки и доплаты, установленные конкретному работнику, с учётом количества шт.ед., которые он замещает.Пример.Штатное расписаниеШтатная расстановкаТакже вам будет интересно:· · · ·

Что такое среднесписочная численность и как ее рассчитать

Среднесписочная численность работников по штату — это число сотрудников в штате на определенный день месяца.

Чтобы рассчитать среднесписочную численность штатных работников используют формулу: СЧР = (КР1 + КР2 + КР3 +.+ КРn) / КД, где:

  1. КД — количество дней в налоговом периоде.
  2. КР1, КР2, КР3, КРn — количество работающих за 1, 2, 3 и прочие дни (в зависимости от числа дней в периоде, за который производится расчет);
  3. СЧР — среднесписочное число работников;

При использовании этой формулы учитывайте, что по каждому месяцу необходимо производить расчет, поэтому КР и КД будут равны числу дней в месяце, на который производится расчет. Данный показатель относится к числу основных показателей деятельности компании. Расчет производится или бухгалтером, или сотрудником отдела кадров.

Он необходим для составления отчетов в Пенсионный Фонд, Налоговую инспекцию, Росстат и прочие инстанции. Отчет все хозяйствующие субъекты, то есть не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели, у которых имеются подчиненные, должны сдавать в начале каждого года.

Правила составления расписания и подсчет штатных единиц

В крупнейших хозяйствующих структурах процедура формирования этого кадрового документа является достаточно сложным моментом, требует основательного подхода.

Важно четко понимать иерархию подчинения каждого сотрудника не только внутри подразделения, но и в целом.

По этой причине, заполнение правильнее начинать со схематичного изображения подчинения сотрудника каждой должности. В дальнейшем, это значительно упростит подсчёт необходимого количества.

От масштаба деятельности и размера организации также прямым образом зависит то, кто из сотрудников будет его составлять и вносить возможные последующие изменения.

Документ утверждается только директором компании. Составляться может, как и им лично, так и работниками бухгалтерии или отдела кадров.