Как написать письмо поставщику о предоставлении оригинала счета без причины

Как написать письмо поставщику о предоставлении оригинала счета без причины

С позиции покупателя


Налоговая служба не признает законными расходы, подтвержденные копиями документов. Необходимо иметь на руках оригиналы, на основании которых рассчитывается налоговая база. Кроме того, и к покупателю могут быть применены санкции, согласно ст. 120 НК РФ, по тем же основаниям, что и к продавцу.

Контрагент, несмотря на просьбы, затягивает передачу оригиналов, или отвечает отказом — обратитесь к нему с официальным письмом. Текст обращения может быть таким: Руководителю (наименование компании-контрагента) Настоящим письмом сообщаем Вам, что на основании договора (реквизиты договора) Вашей организации были оказаны услуги (наименование услуг) на сумму (стоимость услуг).

Одновременно сотруднику Вашей организации (ФИО) был передан пакет документов на подпись – вторые экземпляры (перечисляются переданные документы).

До настоящего времени подписанные экземпляры документов в наш адрес не поступили. Имеет место нарушение условий двустороннего договора (указать, какие пункты договора нарушены). Исходя из вышеизложенного, просим Вас в течение (…) рабочих дней с момента получения письма подписать документы и предоставить их в адрес нашей компании, во избежание применения санкций по двустороннему договору.

Приложение: (дубликаты переданных на подпись документов).

Письмо подписывается руководителем, указываются контактные данные ответственных лиц организации.

Отправляется почтой, с описью вложения, курьером, по ЭКС — с использованием цифровой подписи, т.е. любым способом, подтверждающим факт получения его контрагентом.

Структура письма

Пишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

  1. сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
  2. суть вопроса;
  3. должность, ФИО и подпись отправителя.
  4. заголовок, отражающий суть вопроса;
  5. затем – дата составления и исходящий номер документа;
  6. благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
  7. обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
  8. благодарность;

Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке.

Образец письма-запроса можно скачать здесь.

Соглашение о зачете взаимных требований

Со­гла­ше­ние о за­че­те при­го­дит­ся, когда у вас с контр­аген­том есть вза­им­ные долги.

Для того чтобы иметь воз­мож­ность про­ве­сти зачет, нужно, чтобы со­блю­да­лись опре­де­лен­ные усло­вия:•встреч­ные тре­бо­ва­ния долж­ны быть од­но­род­ны­ми. На­при­мер, сто­ро­ны долж­ны друг другу день­ги. У одной есть долг за ока­зан­ные ей услу­ги, а у вто­рой — долг по займу;•срок ис­пол­не­ния каж­до­го из тре­бо­ва­ний к мо­мен­ту за­че­та дол­жен на­сту­пить;•зачет не дол­жен про­ти­во­ре­чить тре­бо­ва­ни­ям за­ко­на или до­го­во­ра.

У одной есть долг за ока­зан­ные ей услу­ги, а у вто­рой — долг по займу;•срок ис­пол­не­ния каж­до­го из тре­бо­ва­ний к мо­мен­ту за­че­та дол­жен на­сту­пить;•зачет не дол­жен про­ти­во­ре­чить тре­бо­ва­ни­ям за­ко­на или до­го­во­ра. На­при­мер, нель­зя за­честь тре­бо­ва­ние, по ко­то­ро­му истек срок ис­ко­вой дав­ности.Для за­че­та до­ста­точ­но за­яв­ле­ния одной сто­ро­ны.

С мо­мен­та по­лу­че­ния дру­гой сто­ро­ной за­яв­ле­ния зачет счи­та­ет­ся со­сто­яв­шим­ся.

Но факт получения такого заявления нужно подтвердить документально (например, уведомлением о вручении, распиской) . Поэтому, чтобы избежать возможных споров, лучше оформить двустороннее соглашение о проведении зачета.

Кому адресовать

Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д. В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).

Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.). В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.

Ответственность и сроки хранения

Письма на возврат, как и прочая деловая переписка, должны храниться не менее 5 лет.

Для претензионной переписки можно завести отдельный журнал регистраций, его форму и порядок ведения утвердите в учетной политике. Ознакомьте ответственное должностное лицо с данным порядком под роспись.

Ответственность за ведение и хранение этих документов пропишите в должностных инструкциях.

Образец документа: письмо-запрос

Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь. Как писать? Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон.

Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон.

Напишите буквально одну вводную фразу, например:

  1. «на основании наших предварительных договорённостей»;
  2. «в соответствии с заключенным договором»;
  3. «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
  4. «для заключения договора».

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства.

Структура документа

Письмо (извещение или уведомление) об излишне перечисленных денежных средствах составляется в произвольной форме. Законодательство РФ не определяет структуру данного документа. Однако, для того чтобы неосновательно обогатившемуся лицу была предоставлена наиболее полная информации, в тексте письма следует указать:

  1. банковские реквизиты, по которым нужно произвести возврат;
  2. точный размер подлежащих возврату средств;
  3. полное название адресата (наименование предприятия, адрес, ФИО руководителя);
  4. причины переплаты (ошибка расчетчика, несвоевременное представление сведений специалисту и т.д.);
  5. просьбу вернуть суммы, выплаченные сверх нормы;
  6. исходящий номер документа и дату его составления;
  7. инициалы и должность подписывающего документ лица.
  8. фирменное наименование компании, направляющей письмо;
  9. обращение к руководителю (например, «Уважаемый Петр Петрович!»);
  10. фактические данные (дату, время перечисления средств, номер платежного поручения, сумму, насколько она превышает необходимые выплаты);

В письме можно указать законодательные акты, которые устанавливают обязательства по возврату неосновательно полученных сумм, а также уведомить контрагента о негативных последствиях, к которым приведет игнорирование просьбы о возврате.

Уведомление о возврате может быть подписано:

  1. любым сотрудником предприятия при условии скрепления подписи гербовой печатью компании.
  2. главным бухгалтером;
  3. руководителем организации или его заместителем (при условии подтверждения своих полномочий);

Для возврата средств некоторые организации (банки, государственные расчетные органы) просят заполнить заявление по специальной форме.

В этом случае образец или бланк выдает сама организация.

К письму о возврате денежных средств можно приложить подтверждающие неосновательное обогащение документы, а именно:

  • акты сверки взаимных расчетов.
  • платежные поручения;
  • выписки из банка по счету;

Содержание письма на возврат денег

Причинами для возврата уже перечисленных денежных средств могут выступать такие обстоятельства, как:

  1. ошибка в реквизитах платежного поручения и другие.
  2. наличие переплаты, если данное обстоятельство было установлено в результате составления акта сверки;
  3. нарушение сроков поставки товара, которые установлены заключенным сторонами контрактом;
  4. ненадлежащее качество продукции, обнаруженное после ее принятия покупателем;
  5. расторжение договора в случаях, предусмотренных соглашением сторон, а также в порядке, который установлен действующим гражданским законодательством;

Письмо представляет собой заявление о возврате перечисленных денежных средств. Утвержденной законодательством формы не существует, поэтому документ составляется в свободной форме.

В письме на возврат денег от поставщика, образец которого приведен ниже, указываются следующие положения:

  1. Ф.И.О. руководителя контрагента, его должность, название организации;
  2. заголовок (тема);
  3. реквизиты юридического лица (письмо может быть составлено на фирменном бланке, тогда этого не требуется), а также банковские реквизиты организации;
  4. текст обращения, в котором надлежит указать:

1) как были перечислены денежные средства, на основании какого документа (указывается договор, платежное поручение, иные документы); 2) причины необходимости возврата денег; 3) сумма, которую надлежит вернуть; 4) сроки возврата денежных средств. Кроме того, можно указать суммы штрафа и (или) неустойки, если они установлены в документе-основании (договоре, контракте) за нарушение обязательств контрагентом. письмо на возврат денег от поставщика (образец)

Письмо на возврат денежных средств | РусЮрист

Количество экземпляров документа должно соответствовать числу участников правоотношений (контрагентов).

Однако документ может быть составлен и в большем количестве экземпляров, если это необходимо заинтересованным лицам (например, руководителю и главному бухгалтеру филиала, учредителям и т.п.). Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.Организация написала письмо на возврат ошибочно направленных денежных средств.

Письмо подписал не руководитель.

Письмо-запрос в налоговую

Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице.

Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

  1. печать (если применяется организацией).
  2. адрес;
  3. ИНН;
  4. название;
  5. ФИО и подпись руководителя;

Желательно использование фирменного бланка.

ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса в налоговую .doc ООО «Затура»г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16Тел. (495) 222-67-10, факс (495) 222-67-11ИНН 6173849076В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ №1 по г.

Москве Исх. № 157 от 4 мая 2017 года Запрос о счетах должника По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

  1. номера расчетных счетов, открытых должником.
  2. наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;

К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко

Заявление на возврат денежных средств по акту сверки — образец

Подобного рода заявление оформляется по образцу, на фирменном бланке организации, на имя руководящего должностного лица с указание ФИО и занимаемой должности, например Генеральный директор, управляющий и т.п.

  1. Далее в тексте заявления указываются реквизиты, на которые нужно перечислить сумму: ФИО получателя, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки (КПП), расчетный счет, банк получателя, банковский идентификационный код (БИК), корреспондентский счет (Кор/сч).
  2. В приложении к заявлению указывается акт сверки.
  3. В тексте заявления следует указать сложившуюся ситуацию: ошибочный расчет, некачественный товар, а также точную сумму цифрами и прописью. Также нужно указать дату и номер чека, по которому была произведена оплата за товар.

Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).

Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.). В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.

Статьи по теме:

Важно знать!

  1. Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.
  2. Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  3. В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты! Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  1. Анонимно
  2. Профессионально

Поставьте оценку:

5,00 104 просмотров Для ИП и юр.

лицОформление документовПрава потребителей

После отправления письма

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции.