Образец служебной записки на приобретение спецодежды

Образец служебной записки на приобретение спецодежды

Служебная записка. Образец написания


Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.

Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Телефона

Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел.

Например: Директору по снабжению ЗАО «Альтерком» от HR-менеджера Кузнецовой Е.В. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8 Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.

Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.

Кузнецова Елена Викторовна (подпись) 15 февраля 2017 года.

Функции служебной записки

Записка – это инструмент для внутренней коммуникации. Главная функция документа – донесение сведений от одного работника другому.

Оформляется обычно тогда, когда существует потребность в чем-то.

К примеру, сотрудник обнаружил дефицит спецодежды. В этом случае он оформляет записку и направляет ее вышестоящему начальству.

Документ позволяет доказать, что до начальника была донесена определенная информация.

Это актуально при отстаивании своих прав в суде. Закон не обязывает регистрировать служебные записки, однако, как правило, они регистрируются. Нужно это для подтверждения подачи документа.

В регистре можно проставить отметку о том, что записка является срочной.

Это увеличит шансы на быстрое рассмотрение документа.

Законы не регламентируют форму служебной записки, а потому особенности составления документа часто устанавливаются локальными актами. Если внутренними актами форма записки не закреплена, то при оформлении нужно придерживаться общих деловых правил. Записка может быть как рукописной, так и печатной. Главное требование к документу – наличие подписи, проставленной от руки.
Главное требование к документу – наличие подписи, проставленной от руки. Для записки подойдет лист А4.

В редких случаях в оформлении используется фирменный бланк.

В записке нужно обязательно указать точное количество спецодежды, которое нужно закупить.

Необходимо аргументировать потребность в покупке. Если есть документальное подтверждение этой необходимости, соответствующий документ рекомендуется приложить к записке.

Что такое средства индивидуальной защиты

Средства индивидуальной защиты (СИЗ) — это средства, которые использует работник, в целях предотвращения или минимизации воздействия на него вредных и/или опасных производственных факторов. Так же, СИЗ используются для защиты от различного рода загрязнений.

В зависимости от назначения, средства индивидуальной защиты (СИЗ) подразделяются на следующие классы:

  1. средства защиты глаз и лица (очки, маски и т.д.);
  2. средства дерматологические защитные (крема, мази и т.д.);
  3. средства защиты головы (каски, кепки и т.д.);
  4. средства защиты ног (ботинки, сапоги и т.д.).
  5. одежда специальная защитная (костюмы изолирующие и т.д.);
  6. средства защиты органов дыхания (лепестки, респираторы и т.д.);
  7. средства защиты рук (перчатки, верхонки и т.д.);
  8. средства защиты органов слуха (беруши, наушники и т.д.);
  9. средства защиты от падения с высоты (пояса, стропы, канаты и т.д.);

Оргтехники (сканера, принтера)

В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например: Директору по снабжению от офис-менеджера Петровой Е.Е. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5 Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:

  1. лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
  2. мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.

Петрова Елена Евгеньевна (подпись) 14 мая 2016 года.

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.

Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.

Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию. Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  1. сотруднике, который пишет записку,
  2. должностном лице, к которому она направляется.
  3. о наименовании предприятия,
  4. дате ее составления,

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению. После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Скачайте образцы нужных документов, которые подготовили для вас наши эксперты:

Обратите внимание, что компания вправе производить замену СИЗ чаще, чем этого требует закон и в большем объеме. Заявка на СИЗ подается либо непосредственным руководителем, либо специалистом по охране труда. Все зависит от того, на кого эти обязанности возложены.

Поскольку нормы износа у вещей различные, то и заявки могут подаваться не один раз в году, если речь идет о выдаче на руки.

Тогда как служебка на приобретение составляется исходя из годовой потребности.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае. Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме). В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц.

Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего. Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ.

Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так.

Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год.

Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности О выходе на работу в выходной день Источник: https://severouralsksrcn.ru/stati/2577-zakupka-specodezhdy-sluzhebnaja-zapisk

Образцы служебной записки

Рассмотрим на нескольких примерах оформление СЗ. Благодаря образцам, вы сможете самостоятельно составить необходимый вам документ. 1. В торговых организациях часто приходится избавляться от испорченного товара.

В этом случае работниками магазина составляется служебная записка на списание товара, которая подается на подпись директору магазина. 2. На производстве может возникнуть необходимость в списании материалов, непригодных для изготовления продукции. Если по каким-либо причинам материал невозможно использовать, оформляется служебная записка на списание материалов, образец: 3.

Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников спецодеждой, согласно разработанным нормам выдачи. При износе рабочая одежда списывается, взамен работнику выдается новая.

С этой целью заполняется служебная записка на списание спецодежды: 4.

При выполнении работ сотрудники используют основные средства компании, которые тоже могут устаревать и нуждаться в замене.

Вследствие этого такое имущество следует списывать, а работников обеспечивать современным оборудованием. Ниже вы можете ознакомиться с тем, как выглядит служебная записка на списание основных средств, образец:

В каких случаях спецодежда полежит списанию

Спецодежда списывается, например, в случае (, утв. Приказом Минфина РФ от 26.12.2002 N 135н):

  1. продажи;
  2. ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях;
  3. безвозмездной передачи (кроме договора безвозмездного пользования).
  4. морального или физического износа;

Стоит отметить, что спецодежда списывается в бухучете в качестве отдельного объекта только при ее фактическом физическом выбытии ().

Служебная записка о приобретении сиз

Важно Во второй части последует пример оформления служебной записки. Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела.

Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое). Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике.

Читайте обзор характеристик шлема для квадроцикла на этой странице.

  1. В служебной (докладной) записке «О повышении заработной платы» излагаются основания для повышения должностного оклада (например, окончание испытательного срока или повышение квалификации), указывается размер денежных средств, на который следует увеличить должностной оклад, указывается лицо, в отношении которого необходимо принять соответствующие меры.
  2. В служебной (докладной) записке «О выделении денежных средств» указывается сложившаяся ситуация, в связи с которой излагается просьба о выделении определенной суммы денежных средств под отчет.
  3. В служебной записке «О повышении в должности» излагается просьба о рассмотрении кандидатуры (указывается рекомендуемое лицо, должность стаж работы, заслуги и т.д.) на имеющееся вакантное место в организации.

И. от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8 Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами.

Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.