Оплата перерасхода по авансовому отчету денежное обязательство надо ли

Оплата перерасхода по авансовому отчету денежное обязательство надо ли

Принятие бюджетных и денежных обязательств.


Учет принятых бюджетных обязательств ведется на основании подтверждающих документов. В бюджетном учете обязательства отражаются в следующем объеме: – выплата сотрудникам командировочных расходов, иных выплат (в т.

ч. суточных, разъездных и т. п.) в соответствии с трудовыми договорами, служебными контрактами – в сумме начисленных обязательств или выплат.

Денежные обязательства следует принимать на основании данных по соответствующим аналитическим счетам счета 1.208.00.000 (дебетовые обороты минус кредитовые обороты) – полученные подотчетными лицами денежные средства за минусом возврата выданных в текущем периоде авансовых платежей. Полезная статья: . Способ выплаты средств значения не имеет. Организация сможет самостоятельно разработать первичный (сводный) документ для принятия к бюджетному учету командировочных расходов в казенном учреждении.

Например, можно разработать такой примерный Порядок принятия бюджетных (денежных) обязательств: Порядок принятия бюджетных (денежных) обязательств* 1. Бюджетные обязательства принимать к учету в пределах доведенных лимитов бюджетных обязательств (ЛБО). К принятым бюджетным обязательствам текущего финансового года относить расходные обязательства, предусмотренные к исполнению в текущем году, в том числе принятые и неисполненные учреждением обязательства прошлых лет, подлежащие исполнению в текущем году.

Порядок принятия бюджетных обязательств приведен в таблице № 1. 2. Денежные обязательства отражать в учете не ранее принятия бюджетных обязательств. Денежные обязательства принимаются к учету в сумме документа, подтверждающего их возникновение.

Порядок принятия денежных обязательств приведен в таблице № 2. 3. Принятые бюджетные (денежные) обязательства отражать в журнале регистрации обязательств (ф.

0504064). По окончании текущего финансового года при наличии неисполненных обязательств в следующем финансовом году они должны быть приняты к учету (перерегистрированы) при открытии журнала (ф. 0504064) на очередной финансовый год в объеме, запланированном к исполнению.

. Таблица № 1 Порядок принятия бюджетных обязательств* № п/п Содержание операции Документ-основание Дата принятия обязательств Общий объем принятия обязательств в текущем финансовом году 3. Расчеты с подотчетными лицами (в т. ч. командировочные расходы: суточные, разъездные)* Письменные заявления на выдачу денежных средств в подотчет, подписанные руководителем, – при оплате товаров, работ, услуг, произведенных подотчетными лицами Дата подписания заявлений Сумма начисленных обязательств (выплат) Приказы о командировках – при направлении сотрудника в командировку* Дата подписания приказа* При необходимости ранее принятые бюджетные обязательства корректируются на основании авансового отчета (ф.

ч. командировочные расходы: суточные, разъездные)* Письменные заявления на выдачу денежных средств в подотчет, подписанные руководителем, – при оплате товаров, работ, услуг, произведенных подотчетными лицами Дата подписания заявлений Сумма начисленных обязательств (выплат) Приказы о командировках – при направлении сотрудника в командировку* Дата подписания приказа* При необходимости ранее принятые бюджетные обязательства корректируются на основании авансового отчета (ф.

0504049): при перерасходе – в сторону увеличения; при остатке – в сторону уменьшения На дату утверждения авансового отчета (ф. 0504049) <…> Таблица № 2 Порядок принятия денежных обязательств* № п/п Содержание операции Документ, подтверждающий возникновение денежного обязательства Дата принятия обязательств 5. Расчеты с подотчетными лицами Утвержденные руководителем учреждения письменные заявления подотчетного лица, приказы о командировках* При необходимости ранее принятые денежные обязательства корректируются на основании авансового отчета (ф.

0504049): при перерасходе – в сторону увеличения; при остатке – в сторону уменьшения Сумму превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражать на соответствующих счетах и признавать принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством Дата утверждения (подписания) соответствующих документов*

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Можно ли запись о возмещении перерасхода подотчетных денег внести в авансовый отчет уже после того, как он будет утвержден. Ответ: Да, законодательством не ограничен период времени, в течение которого работнику должен быть компенсировать перерасход. Поэтому запись о погашении задолженности может вносится уже после того, как авансовый отчет будет утвержден.

Вопрос: Кто должен заполнять авансовый отчет – работник или бухгалтер? Ответ: Авансовый отчет заполняется работником, которым в подотчет были выданы денежные средства авансом.

Бухгалтер только проверяет правильность заполнения документа, а также наличие всех перечисленных в отчете подтверждающих документов. Но при необходимости заполнить авансовый отчет можно и за работника.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас: , , , Метки: , , ,

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

В ней заполняются те же самые поля, но дополнительно указываются реквизиты счета. Этот документ формирует проводку ДТ71 КТ51.

Все операции по использованию средств также должны быть занесены в программу.

Основанием для списания денег может быть билет на самолет, который приобрела сама организация. ВажноВ таком случае формируется документ «Выдача денежных документов» в разделе «Банк и касса». В нем указывается Ф.И.О. подотчетного лица, а на второй вкладке сам документ, например, так: «билет на самолет «Москва — Белгород — Москва»».

Данная операция формирует проводку с ДТ71 на КТ50 на сумму стоимости билета.Все расчеты с подотчетными лицами оформляются документом АО-1.

Как учесть задолженность и взыскать ее с подотчетных лиц

Сложности с учетом подотчетных сумм у бухгалтера могут возникнуть, если работник вовремя не представил отчет за потраченные деньги или не вернул в кассу учреждения оставшиеся от оплаты товаров/услуг/работ средства. Если работник вынужден делать возврат подотчетных сумм, учреждение может взыскать их на основании приказа руководителя (ст.

ТК РФ). Время для принятия решения — один месяц после окончания срока, установленного для возвращения аванса и представления отчета. Обратите внимание: работник должен обязательно ознакомиться с приказом и в письменном виде дать свое согласие на взыскание, в противном случае вопрос возврата подотчетных сумм решается в судебном порядке.

Следует соблюдать максимально допустимый размер удержания (ст. ТК РФ) — не более 20% от заработной платы за вычетом НДФЛ. В бухгалтерском учете записи о взыскании задолженности будут выглядеть так: Дебет Кредит Описание 0 30403 830

«Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

0 20800 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Отражено удержание из заработной платы Если на каком-то этапе процедура нарушена, вопрос о возврате средств подотчетным лицом решается через суд.

Суд может принять решение не в пользу учреждения, тогда взыскание будет признано необоснованным. В таком случае бухгалтер списывает сумму как нереальную к взысканию задолженности на основании справки (ф. 0504833). Эти операции в бухучете будут выглядеть так: Дебет Кредит Описание 0 40120 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» или 0 20930 560 «Увеличение дебиторской задолженности по ущербу по компенсации затрат государства, государственных (муниципальных) учреждений» 0 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами» Списана задолженность подотчетного лица на основании судебного решения ЗБ 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» Отражается на забалансе одновременной операцией Датой списания будет дата судебного постановления.

Если судебное разбирательство будет продолжено или должник погасит сумму, задолженность должна быть списана с забалансового счета.

Для учета подобных ситуаций используется Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051). Данные в ней представлены по должникам и по видам выплат.

Учет принятых денежных обязательств в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» учет денежных обязательств ведется на счетах: — 502.12 «Принятые денежные обязательства на текущий финансовый год»; — 502.22 «Принятые денежные обязательства на первый год, следующий за текущим (на очередной финансовый год)»; — 502.32 «Принятые денежные обязательства на второй год, следующий за текущим (на первый год, следующий за очередным)»; — 502.42 «Принятые денежные обязательства на второй год, следующий за очередным». Согласно по счетам 502.12, 502.22, 502.32, 502.42 установлено ведение аналитического учета в разрезе принятых обязательств (по субконто Принятые обязательства типа Справочник Договоры и иные основания возникновения обязательств), видов расходов (по субконто КЭК типа Справочник Коды экономической классификации (КЭК) и лицевым счетам (по субконто Разделы лицевых счетов типа Справочник), а также по видам финансового обеспечения деятельности (КФО) и классификационным признакам счетов (КПС) согласно структуре рабочего плана счетов учреждения.

Для счетов установлен номер журнала операций «9». Это значит, что в проводках по счету будет установлен номер журнала операций 9, операции по счету будут отражаться в Журнале по санкционированию № 9.

Для отражения на счетах бухгалтерского учета сумм принятых учреждением денежных обязательств текущего года применяется документ Принятое денежное обязательство.
Документ может быть введен как самостоятельно, так и на основании документов:

  1. Покупка ОС (в пути);
  2. Покупка ОС, НМА;
  3. Покупка материалов (в пути);
  4. Покупка НПА;
  5. Услуги сторонних организаций.
  6. Покупка материалов;

При вводе на основании большинство реквизитов заполняются автоматически из документа-основания.

Останется лишь указать Лицевой счет и Раздел лицевого счета, на которых будет отражено кассовое выбытие по исполнению денежного обязательства. Для регистрации денежного обязательства на суммы аванса, предусмотренного по условиям договора, а также в других случаях документ Принятое денежное обязательство вводится самостоятельно.

Для регистрации денежного обязательства на суммы аванса, предусмотренного по условиям договора, а также в других случаях документ Принятое денежное обязательство вводится самостоятельно.

При проведении документа формируются бухгалтерские записи по принятию денежного обязательства в уменьшение принятого обязательства текущего года: Дебет 0.502.11.000 Кредит 0.502.12.000. Из документа можно сформировать бухгалтерскую справку (ф. 0504833). В программе предусмотрено формирование регистров учета, регламентированных Инструкцией по применению ЕПСБУ:

  1. для формирования Журнала учета принятых обязательств (ф. 0504064) применяется отчет Журнал регистрации обязательств (меню Бухгалтерский учет -> Регламентированные регистры бухгалтерского учета).
  2. операции по счету 502.12 «Принятые денежные обязательства на текущий финансовый год» отражаются в отчете Журнал операций, который позволяет сформировать Журнал по санкционированию по форме 0504071. Для формирования Журнала по санкционированию в настройке параметров отчета Журнал операций следует указать номер журнала — 9;

Также по счету 502.12 можно формировать любые стандартные отчеты.

Предусмотрено отражение данных по счету 50202 при автозаполнении регламентированных отчетов Ф. 0503128, Отчет о принятых бюджетных обязательствах, Ф.

0503138, Отчет о принятых расходных обязательствах по приносящей доход деятельности и Ф. 0503738, Отчет об обязательствах, принятых учреждением. Подробно порядок отражения в учете денежных обязательств в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» описан на ИТС.

Темы: , , Рубрика: Поделиться с друзьями: Подписаться на комментарии Отправить на почту Печать Объединение форм 6-НДФЛ и 2-НДФЛ Поддерживаете ли вы объединение форм 6-НДФЛ и 2-НДФЛ? Да, это упростит отчетность по НДФЛ. Нет, действующий порядок меня вполне устраивает.

Все равно. Я думаю, что особой разницы не будет.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

При выдаче денег из кассы предприятия бухгалтерские проводки делаются следующим образом: Дт 71 Кт 50 Возмещение расходов, превышающих размер выданной ранее подотчетной суммы Пример заполнения АО Авансовый отчет должен быть составлен в течение трех дней с момента завершения срока, на который выдавались подотчетные суммы или со дня возвращения работника из командировки.

Однако если сотрудник вернулся в выходной день, то отчет времени начинается с первого рабочего дня.

Форма отчетного документа и рекомендации по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата №55. Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре. В обязанности бухгалтера входит проверка целевого использования денег, наличия оправдательной документации и правильность составления отчета.

При приеме документов работнику выдается расписка о том, что он сдал отчет на проверку. После проверки документ должен быть утвержден руководителем предприятия.

Внимание Отметка о принятии отчета делается в соответствующей графе документа.

При выдаче перерасхода в отчете указывается дата составления и номер расходно-кассового ордера. В отчете должна быть расшифровка подписи кассира, главного бухгалтера.

Следующим этапом является списание подотчетных сумм. Этим занимается бухгалтерия предприятия. Списание производится на основании утвержденного авансового отчета.

Но, если отчет не прошел проверку, например, по причине необоснованности израсходованных работником денег, то он не принимается к учету. Если сотрудники предприятия используют средства, полученные из кассы, они должны сдавать отчет. На основании этого документа бухгалтерия предприятия списывает деньги на операционные или административные расходы.

Суть По истечении трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о полученных и израсходованных средствах. Для этого составляется авансовый отчет подотчетного лица, и к нему прикрепляются документы, подтверждающие расход средств: билеты на проезд, счета из гостиниц и др. Форма бланка утверждается руководителем.

Неиспользованные суммы сдаются в кассу по приходному ордеру.

Если сотруднику не хватило выданных средств, то перерасход также компенсируется из кассы, но по расходному ордеру. Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты.

БУ Подотчетные суммы отражаются в балансе на счете 71.

При отсутствии документов, например, по аренде жилья освобождение от подоходного налога производится в пределах законодательных норм.

Выплаты, связанные с возмещение командировочных издержек также не облагаются обязательными страховыми взносами. Что это такое Перерасход подразумевает превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет. Другими словами, это не вознаграждение за выполненную работу, а компенсация понесенных работником издержек.
Другими словами, это не вознаграждение за выполненную работу, а компенсация понесенных работником издержек.

Следовательно, возмещение перерасхода не приносит работнику экономическую выгоду (ст.41 НК РФ). Поэтому полученные сотрудником суммы не облагаются подоходным налогом.

Источник: http://11-2.ru/srok-vozmeshheniya-po-avansovomu-otchetu-rabotniku/

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?

Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена. Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

  1. утверждение АО руководителем.
  2. документальное подтверждение каждого расхода;
  3. соответствие АО принятой у работодателя форме;
  4. обоснованность расходов;

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале .

Правовое регулирование

Основным нормативным документом регулирующих трудовые взаимоотношения выступает ТК РФ.

Бухучет хозяйственных операций осуществляется в рамках . Кассовые операции проводятся предприятием с учетом Указаний Центробанка №3210-У. Наличные расчеты осуществляются согласно с требованиями Центробанка №3073-У.

Единый план счетов бухучета утвержден . Порядок предоставления работодателю авансового отчета разработан . Форма отчетного документа закреплена постановлением Госкомстата №55.

Налогообложение субъектов хозяйственной деятельности осуществляется на основании Налогового кодекса. Общий порядок возврата израсходованных работником денег определяется законом.

При этом процедура возмещения перерасхода состоит из нескольких этапов. Чтобы упростить рассмотрение вопроса необходимо разбить его на отдельные блоки.

Компенсация перерасхода из кассы

Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, выдайте ему из кассы.

Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру». Это предусмотрено в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г.

№ 55.Ситуация: можно ли внести запись о компенсации перерасхода (реквизитах расходного кассового ордера, по которому произведена выплата) подотчетных сумм в авансовый отчет сотрудника после его утверждения?Да, можно.Срок, в течение которого организация должна компенсировать перерасход денег сотруднику, законодательством не ограничен.

№ 55.Ситуация: можно ли внести запись о компенсации перерасхода (реквизитах расходного кассового ордера, по которому произведена выплата) подотчетных сумм в авансовый отчет сотрудника после его утверждения?Да, можно.Срок, в течение которого организация должна компенсировать перерасход денег сотруднику, законодательством не ограничен.

Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения.

Запрета на этот счет указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г.

№ 55, не содержат.Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм во время его отпуска?Да, можно.Дожидаться, когда сотрудник выйдет из отпуска, не обязательно.

Выплачивать сотруднику перерасход в период, когда он находится в отпуске, действующее законодательство не запрещает (ст. 22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).Поэтому при необходимости организация вправе возместить сотруднику перерасход во время его нахождения в отпуске.Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска?

Сотрудник представил авансовый отчет и на следующий день ушел в отпуск.Да, можно.После того как бухгалтер проверил авансовый отчет, его должен утвердить руководитель.

Срок, в течение которого руководитель утверждает авансовый отчет, законодательно не ограничен. Сделать это он может через несколько дней, после того как сотрудник представил отчет в бухгалтерию.

Рассчитаться же с сотрудником бухгалтерия должна только после утверждения авансового отчета руководителем.

Поэтому организация вправе возместить перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска. Такой вывод позволяют сделать указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку:Дебет 71 Кредит 50– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.

Пример компенсации сотруднику расходов сверх выданных ему под отчет сумм Секретарь ООО «Альфа» Е.В.

Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 31 марта ей было выдано 2000 руб.

Но она израсходовала 2100 руб.

На эту сумму она представила в бухгалтерию оправдательные документы (товарный и кассовый чеки, где выделен НДС в сумме 320 руб.), счет-фактура отсутствует. 1 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой.

3 апреля кассир «Альфы» выдал Ивановой перерасход в сумме 100 руб. (2100 руб. – 2000 руб.). Эти операции бухгалтер «Альфы» отразил так.

31 марта: Дебет 71 Кредит 50 – 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

1 апреля: Дебет 10 Кредит 71 – 1780 руб. (2100 руб. – 320 руб.) – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей; Дебет 19 Кредит 71 – 320 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам; Дебет 91-2 Кредит 19 – 320 руб.

– списан НДС за счет собственных средств организации. 3 апреля: Дебет 71 Кредит 50 – 100 руб.

– компенсированы сотруднице расходы сверх сумм, выданных ей под отчет.

Возмещение по авансовому отчету сроки

Отчетная кампания по страховым взносам только началась, а уже стало известно о первых проблемах.

Отправленные расчеты не принимают из-за несоответствия СНИЛС. Как выяснилось, это системная ошибка и, чтобы выявить масштабы бедствия и принять меры по ее устранению, ИФНС обращаются к плательщикам с просьбой не тянуть с представлением расчета до последнего.

Да и то при условии, что у страхователя нет недоимки по страховым взносам за истекшие до 01.01.2019 года периоды.

Возврат перерасхода подотчетному лицу

В результате утверждения авансового отчета образовался перерасход подотчетных средств, связанный с оплатой проезда. Организация для заключения договора поставки отправила своего работника в командировку. Согласно коллективному договору компании размер суточных при командировках по Российской Федерации установлен в размере 700 руб.

Командированному сотруднику выдан аванс в размере 20 000 руб., в т.

ч. суточные в размере 3500 руб.

Авансовый отчет по командировке представлен работником 15 сентября 2017 года, на сумму 25 000 руб. В результате утверждения авансового отчета образовался перерасход подотчетных средств, связанный с оплатой проезда. ВОПРОС: Как нам отразить в бухгалтерском учете операции, связанные с перерасходом подотчетных средств?

ОТВЕТ: Ситуации, когда работник представляет авансовый отчет ровно на ту сумму, которую он получил под отчет, встречается крайне редко. Обычно сумма бывает или больше, или меньше ранее полученного аванса.

Нередко случается, когда денег, выданных работникам в подотчет, не хватает для осуществления необходимых расходов и работник доплачивает недостающую сумму из личных средств. В такой ситуации, если работник потратил больше денег, чем ему было выдано под отчет, в авансовом отчете указывается перерасход. После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход выплачивается работнику по РКО, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету Совет Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма № АО-1). Неизрасходованные деньги, т. е.

остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу. Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику. В бухучете эти операции отражаются так: Проводка Операция На дату выдачи денег под отчет Дебет 71 – Кредит 50 Работнику выданы деньги под отчет На дату утверждения авансового отчета Дебет 10 (08, 20, 26, 44) – Кредит 71 Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником.

Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы Дебет 50 – Кредит 71 От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег Дебет 71 – Кредит 50 Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету Расчеты с использованием пластиковой карты Дебет 55 – Кредит 51,52 Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте Дебет 71 – Кредит 55 Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет) Дебет 73- Кредит 55 Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами Дебет 50 – Кредит 73 Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов Дебет 70 – Кредит 73 Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях В бухгалтерском учете организации хозяйственные операции, связанные с командировкой сотрудника, следует отразить следующим образом: Перед началом поездки: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» – 20 000 руб.

– выдана сумма подотчетных средств на командировочные расходы.

На дату утверждения авансового отчета: Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 25 000 руб. – списаны расходы подотчетного лица по командировке; Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» – 5000 руб. – выдана сумма перерасхода по командировке.

Источник: http://www.praktik-rw.ru/konsultatsiya-auditora/289-vozvrat-pereraskhoda-podotchetnomu-litsu

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет.

Выдача денег должна происходить на основании , который составляется при наличии , одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП).

В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств. , в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте . Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом. Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции.

Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Неоформление заявлений на выдачу подотчетных сумм

Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя.

В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (, далее — ). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня). Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя.

Есть два варианта оформления в данной ситуации. 1. Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.

2. Можно оставить в качестве наименования документа «заявление». Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору.» указать просто наименование организации (например: В ООО «База»).

Поскольку в законодательстве РФ прямо сказано, что визу на заявлении о выдаче подотчетных сумм проставляет именно руководитель, актуальным является вопрос, как передать данное полномочие другому сотруднику. Такая необходимость может возникнуть, например, в период отпуска или болезни руководителя.

На этот счет есть две точки зрения.

Первая заключается в том, что полномочие по визированию заявлений на выдачу подотчетных сумм должно передаваться по доверенности. Дело в том, что только руководитель организации вправе представлять ее интересы без доверенности. Выдача подотчетных сумм связана с принятием управленческого решения по расходованию денежных средств юридического лица.

Без соответствующих полномочий иные сотрудники принимать данное решение не вправе.

Вторая позиция заключается в следующем: для передачи полномочий доверенность не нужна, достаточно оформить приказ в произвольной форме.

Объясняется это так. Согласно доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Под представительством в гражданском законодательстве понимается совершение сделок одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) ().

Подписание заявления на выдачу подотчетных сумм сделкой не является: данное действие не направлено на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Следовательно, оформлять доверенность не требуется.

На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить. В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций.