Пример акта недостачи денег в кассе

Пример акта недостачи денег в кассе

Образец акта о проверке наличных денежных средств кассы


Если вам понадобилось сформировать акт проверки наличности в кассе, а вы никогда его прежде не делали, выше приведенные советы помогут вам. Также посмотрите и образец заполнения документа: здесь за основу взят унифицированный бланк, который можно использовать и для внутренних контрольных мероприятий.

  • В таблице, расположенной справа на бланке впишите
    • ОКПО и ИНН предприятия,
    • вид его деятельности по ОКПД (также в виде кода).
  • В завершении документ должен быть подписан всеми присутствующими при проверке лицами, в том числе работником налоговой (если проверка осуществляется по инициативе надзорного органа), представителем руководства компании, кассиром, руководителем структурного подразделения.
  • полное название компании,
  • Далее обозначьте номер документа, дату проверки и ее точное время (вплоть до минут).
  • ее адрес,
  • ОКПО и ИНН предприятия,
  • вид его деятельности по ОКПД (также в виде кода).
  • результаты проверочных действий, в том числе на начало рабочего дня и на момент проверки,
  • Далее идет таблица, куда вносятся
    • результаты проверочных действий, в том числе на начало рабочего дня и на момент проверки,
    • разница (которая находится в кассе),
    • сведения об учетных данных, выявленные недостача или излишки.
  • ее наименование,
  • Ниже укажите информацию о контрольно-кассовой технике:
    • ее наименование,
    • и два номера: от производителя и регистрационный.

    Аналогичным образом по мере необходимости заполните все остальные строки и ячейки в этой части.

  • сведения об учетных данных, выявленные недостача или излишки.
  • разница (которая находится в кассе),
  • Вначале внесите
    • полное название компании,
    • ее адрес,
    • а также структурное подразделение, касса которого проверяется.
  • Ниже указывается сумма, которая лежит в кассе и которая передается материально-ответственному сотруднику (т.е. кассиру), ставится его подпись.
  • и два номера: от производителя и регистрационный.
  • Также озаботьтесь тем, чтобы кассир сделал в акте расписку о том, что его личных денег в кассе на момент проверки нет.
  • а также структурное подразделение, касса которого проверяется.

Акт инвентаризации наличных денежных средств: образец заполнения

Итак, результаты ревизии обобщаются, для чего составляется акт инвентаризации денежных средств в кассе.

При выявлении отклонений от учетных данных обязательно заполняется оборотная сторона акта, где перечисляются установленные нарушения, дается объяснение кассира и выносится решение руководства по поводу устранения несоответствий. Как правило, если при ревизии кассы установлены излишки, то после получения письменных объяснений кассира, они приходуются в кассу в день проверки. Недостачи же подлежат взысканию с виновного лица.

Заполнять акт инвентаризации наличных денежных средств в кассе можно на компьютере либо от руки чернилами синего или черного цвета, не допуская ошибок и помарок. Составляется акт в 2-х экземплярах, подписывается членами комиссии, а кассир расписывается в том, ответственен за все пересчитанные ценности.

Рубрики: Tags: Понравилась статья?
Подпишитесь на рассылку ИП, Наличные расчеты Лимит на остаток Штрафы Инвентаризация Инвентаризация Инвентаризация Инвентаризация Бухгалтерский учет Инвентаризация Инвентаризация Инвентаризация Инвентаризация Инвентаризация Наличные расчеты Инвентаризация Инвентаризация

Кто составляет документ

Обычно приемкой товарных ценностей занимаются кладовщики, если, конечно, такая единица в организации введена.

Если фирма небольшая, а поставка ТМЦ не регулярна и берется только для собственных нужд, то такая обязанность может быть возложена на любого другого работника.
Главное, что человек, который принимает ценности и отвечает за их хранение, отличается следующим:

  • С ним заключен договор о полной материальной ответственности.
  • В его должностной инструкции прописаны четкие указания о наличии у него таких обязательств.

При отсутствии уполномоченного на приемку работника его обязанности выполняет тот сотрудник, который по должности обязан его замещать.

Такие строгие правила позволяют наладить учет ТМЦ и иметь возможность впоследствии строго спросить за выявленные несоответствия.
Документ о недостаче составляет именно ответственный работник, чаще всего это:

  • Кладовщик.
  • Специально назначенная ревизионная комиссия.
  • Кассир.

В отличие от кладовщика и кассира полномочия комиссии непостоянны, они ограничены не только временем, но и пространством.

Комиссия назначается для проверки ТМЦ на складе или денежных средств в кассе или проверки наличия оборудования и в иных случаях, но в строгих пределах.

Порядок проведения инвентаризации наличных средств в кассе

Процедура проведения ревизии наличных средств в кассе состоит из следующих этапов:

  • Оформление итогов инвентаризации в акте формы ИНВ-15.
  • Получение расписки от кассира об отсутствии неоприходованной налички и неучтенных денежных документов. Кассир также передает комиссии последний кассовый отчет.
  • Пересчет денежных средств и документов, сравнение результата с бухучетом, сверка наличия и движения бланков строгого учета с информацией, отраженной в журнале их регистрации.
  • Утверждение состава комиссии в приказе по унифицированной форме (или аналогичной ей, разработанной самостоятельно)

Скачать бланк инвентаризации кассы по форме ИНВ-15 можно на нашем сайте.

Цели и периодичность проведения инвентаризации кассы

Периодичность инвентаризации средств в кассе не нормируется.

Согласно ч. 3 ст. 11 Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» частоту и необходимость проверок определяет каждый субъект предпринимательской деятельности самостоятельно. То есть руководство предприятия само имеет право решать, когда и как часто необходимы такие действия (как и при проведении инвентаризационной описи).

То есть руководство предприятия само имеет право решать, когда и как часто необходимы такие действия (как и при проведении инвентаризационной описи).

Акт инвентаризации кассы является одним из основных в бухгалтерском учете Однако есть ситуации, когда проверка является обязательной:

  • При обнаружении недостачи или излишка денежных средств.
  • При порче имущества или других противоправных действиях (хищении, злоупотреблении).
  • При стихийных бедствиях.
  • При ликвидации или реорганизации юрлица.
  • При продаже имущества или его сдаче в аренду.
  • При смене материально ответственных лиц (кассира, к примеру).
  • При формировании бухгалтерского отчета за год.

Обычно в компаниях устанавливаются какие-то свои сроки регулярной инвентаризации. К примеру — раз в месяц, квартал или полугодие.

Также проверку могут провести и органы Росфиннадзора. Обычно налоговики делают это внезапно, без предупреждения — чтобы сотрудники не могли скрыть нарушения.

Цель инвентаризации — выявить, своевременно ли проводятся денежные операции и их принятие к учету, а также правильно ли они оформляются.

При этом остаток средств должен соответствовать:

  1. данным контрольно-кассовой техники;
  2. данным книги кассира-операциониста;
  3. данным кассовой ленты.

Такой документ является одним из основных в бухгалтерском учете (как и акт сверки расчетов, к примеру).

Использование

Типовой формы такого документа не существует. Поэтому, прежде чем приступать к заполнению, необходимо утвердить эту форму в учетной политике организации отдельным приказом руководителя.

Однако в некоторых ситуациях без отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации не обойтись. Например, акт о результатах инвентаризации (по форме 0504835) не оформлен либо недоступен, а необходимо срочно обратиться в правоохранительные органы.

Однако использование отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации – исключительный шаг, который используют в качестве страховки ответственности некоторых сотрудников, не более. К особо важной документации его никак не отнести. Все же инвентаризационную опись нужно сохранять единой, не разделяя ее на отдельные куски, как сделано в прикрепленном выше образце бланка.

Все же инвентаризационную опись нужно сохранять единой, не разделяя ее на отдельные куски, как сделано в прикрепленном выше образце бланка.

Оформление проверки кассы

Министерство финансов Российской Федерации в Методических указаниях, введенных в действие Приказом от 13.06.1995 N 49, разработало формуляры, составляемые по итогам проведенной проверки. Одним из таких документов является бланк акта инвентаризации денежных средств в кассе.

Но надо учитывать, что Госкомстат России своим утвердил новые формы, используемые при проведении и оформлении результатов проверок на предмет соответствия фактического состояния данным бухгалтерского учета.

Одним из таких вновь утвержденных документов является акт инвентаризации кассы. ​ бланк акта инвентаризации наличных денежных средств Госкомстат РФ указал, что названный формуляр служит для отражения итогов проверки наличия денег и денежных документов в кассе предприятия. Все ценности в поименованном подразделении подлежат сплошному пересчету и сверке с данными бухучета.

Формуляр заполняется на компьютере или от руки.

Допускается использование чернил черного или синего цвета. Однако, несмотря на важность этого документа, Госкомстат не утвердил образец заполнения бланка инвентаризации кассы ИНВ-15.

В связи с этим сотрудник компании, заполняющий итоговый документ проверки, должен его оформлять аккуратно и безошибочно. Не допускается наличие в форме подчисток, подтирок или помарок. Итоговый акт составляется в двух экземплярах, подписывается комиссией в полном составе, а также материально ответственными лицами.

Его содержимое сообщается руководству предприятия. Акт должен содержать:

  1. фактическое наличие ценностей;
  2. документ, явившийся основанием проверки;
  3. наименование предприятия и его структурного подразделения;
  4. номер и дату формы, а также момент инвентаризации;
  5. расписку сотрудника, ответственного за сохранность имущества в кассе;
  6. пояснения по недостаче или избытку содержимого, а также решение директора по дальнейшим действиям.

Указание всей информации позволит говорить о надлежащем оформлении итогов инвентаризации.

образец заполнения акта ИНВ-15 Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Порядок и сроки проведения инвентаризации кассы за 5 шагов

Шаг 1. Вначале издается приказ руководителя, в котором определяются:

  1. сроки проведения;
  2. участки и объекты, которые будут проверены;
  3. место проведения;
  4. состав инвентаризационной комиссии.

Такое распоряжение можно составить по форме № ИНВ-22 (скачать его унифицированный бланк можно в конце статьи). Следует помнить, что любое решение — либо использовать унифицированные формы, либо отказаться от них и разработать собственные документы — должно быть закреплено в учетной политике.

Если предприятие достаточно большое и, например, имеет магазины в разных городах, то для одновременного контроля всех касс создаются инвентаризационные комиссии. Комиссия должна состоять не менее чем из двух человек.

В ее состав обязательно включают:

  1. бухгалтера;
  2. других специалистов.
  3. представителей руководства организации;

Недопустимо формировать комиссию только из работников сторонней организации (например, представителей аутсорсинговой компании или аудиторской фирмы).

Работника, ответственного за сохранность денежных средств, в состав комиссии также не включают.

Он может только находиться там, где проводится ревизия, наблюдать за ее процессом и подписывать инвентаризационную опись.

Если при проведении мероприятия по контролю отсутствует хотя бы один член комиссии, ее результаты будут признаны недействительными.

При обнаружении нехватки товаров при инвентаризации

Чтобы подготовить акт о недостаче товаров, необходимо приложить документы, подтверждающие затраты. Это могут быть чеки на приобретение товара, договора поставки.Законодательно разрешено использовать типовой бланк ИНВ-3, а можно заполнять форму, разработанную организацией.

Но при этом в ней должны отражаться обязательные пункты.Акт при выявлении заполняется следующим образом:

  1. Далее заполняются сведения о поставке товара. В таблице должна быть прописана информация об упаковке, весе груза.
  2. В следующей табличке прописываются фактические данные и прописываются все несоответствия.
  3. В основном поле указывается место, где проводилась инвентаризация. Например, это может быть складское помещение . Акт можно составлять только после того, как комиссией будет проведена полная проверка.
  4. В тексте указываются реквизиты груза, а также номер договора страхования. Также должны быть вписаны все номера сопроводительных бумаг.
  5. Далее заполняется табличка, расположенная справа. В ней указывается код по ОКПО и ОКВЭД. Далее проставляется дата составления документа.
  6. В шапке документа указывается полное и сокращенное наименование организации. Прописывается контактный телефон и наименование подразделения.
  7. Если про инвентаризации обнаруживается брак или недостача груза, необходимо вызывать отправителя. Письмо отправляется по почте или факсу. Сведения об уведомлении отправителя должны быть указаны в акте.
  8. Необходимо указать дату прибытия товара, разгрузки. Эту информацию можно получить из накладной.

Далее описываются дефекты и причины, по которым они могли получиться.

Срок хранения

Акт о недостаче товара при инвентаризации относится к документации по ведению производственно-хозяйственной деятельности и сохраняется в течение 5 лет. Естественно, если он не является одним из «улик» при возникновении судебных споров, различных разногласий между контрагентами, следственных дел и прочих запутанных юридических вопросов.

Уничтожить их можно будет, только если решение по поднятому вопросу вынесено и обжалованию не подлежит.

Когда проводиться ревизия кассы

Ревизия кассы проводиться в определенных случая, к этим случаям можем отнести:

  1. При ликвидации предприятия или ее реорганизации;
  2. Перед формированием годовой бухгалтерской отчетности;
  3. Если произошли какие то чрезвычайные происшествия;
  4. Смена материально ответственного лица, который непосредственно отвечает за кассу;
  5. При обнаружении кражи денежных средств или кассовых документов из кассы;
  6. А так же в других случаях, которые предусмотрены законодательством страны.

Читайте также статью: →(пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

2 часть: расписка материально-ответственного лица и данные по результатам проверки

Следующая часть формы ИНВ-15 относится непосредственно к подсчету суммы средств в кассе.

Но прежде материально-ответственное лицо, на которое возложена функция за контролем кассовой наличности и соблюдением установленных законом норм дает специальную расписку.

Роспись ответственного лица будет свидетельствовать о том, что все приходники и расходники переданы в бухгалтерию, а наличные средства предприятия в полном объеме находятся на данный момент в кассе.

Затем этот сотрудник должен от руки вписать в документ свою должность, поставить дату, подпись и расшифровку подписи. Следующий этап — инвентаризационная комиссия в составе нескольких человек подсчитывает все финансовые средства в кассе и вносит данные сведения в бланк акта. Здесь нужно обязательно сделать разделение средств по виду наличности: то есть в акт ИНВ-15 кроме подсчитанной суммы в виде наличных денег надо вписать марки, чеки, ценные бумаги и т.д.

Все записи нужно вносить как в числовом виде, так и с полной письменной расшифровкой числового значения. Чуть ниже вносятся данные о сумме наличных средств по результатам бухгалтерского учета.

По идее, эти два значения должны совпадать, хотя иногда по ним встречаются и расхождения.

Если выявлено несовпадение реальных и учетных данных, то есть недостача или излишек, их нужно также обязательно внести в акт инвентаризации в соответствующие разделы.